DOUBLE-S
MARIE-FRANCE
BELCASTRO,
SECRÉTAIRE
INDÉPENDANTE
Je m’appelle Marie-France BELCASTRO. Je suis assistante indépendante et polyvalente, mon bureau est basé à Gleizé, et je peux intervenir dans un rayon d’une vingtaine de kilomètres autour de Villefranche-sur-Saône (La Calade, le Beaujolais, Lyon et l’Ain).
DOUBLE-S, Secrétariat et Services est mon agence de secrétariat externalisé.
Je suis secrétaire indépendante depuis 2011. C’est donc 12 années d’expérience, 12 années de collaborations avec des entrepreneurs et des entrepreneuses au quotidien, dans les moments clés comme dans les moments difficiles de leurs entreprises, 12 années de compétences approfondies ou développées, et 12 d’années à l’écoute de mes clients, d’adaptation à leurs besoins.
Temps partagé :
2 à 3 heures par mois
1 à 2 heures par semaine
1 journée ou plus par semaine
VOUS ÊTES INDÉPENDANT ?
Je travaille avec les indépendant(e)s (EURL, autoentrepreneur, profession libérale, etc…) qui travaillent seul et qui manquent de temps, de compétences ou d’organisation pour gérer la partie administrative et les dossiers clients.
Vous êtes indépendant, vous connaissez parfaitement votre métier et y consacrez tout votre temps et votre énergie. Recourir à une secrétaire indépendante est un bon moyen d’être épaulé et augmenter sa productivité.
VOUS ÊTES GÉRANT D’UNE ENTREPRISE ?
Je travaille pour des gérant(e)s de société qui emploient jusqu’à une dizaine de salariés, qui gèrent au quotidien tous les aspects de leurs entreprises (administratif, devis/factures, achats, production/chantier, investissement, trésorerie, relances, lien avec l’expert-comptable, obligations légales/fiscales/sociales, commerciales..).
Vous êtes chef d’entreprise, vous avez besoin de déléguer, de vous appuyer sur une personne de confiance pour gérer vos tâches administratives, développer vos activités et diminuer la charge mentale. Recourir à une secrétaire indépendante est un bon moyen d’être assisté au quotidien en maitrisant les coûts.
EN AYANT RECOURS À MES SERVICES DE SECRÉTARIAT, VOUS POUVEZ :
Optimiser vos coûts en déléguant le secrétariat uniquement selon vos besoins
Profiter d’une assistante administrative disponible, à l’écoute, et qui respecte la confidentialité de votre entreprise
Vous éviter un travail de recrutement et toutes les difficultés et les charges liées à l’embauche
Bénéficier d’une assistante polyvalente, compétente et autonome pour effectuer les différentes tâches
Libérer du temps habituellement lié l’administratif (pour le travail ou votre vie personnelle) et diminuer votre charge mentale
Vous assurer d’un travail réalisé avec rigueur et pertinence
Pouvoir compter et collaborer avec une personne de confiance
MES PRESTATIONS
EN TEMPS PARTAGÉ
GESTION DU
SECRÉTARIAT
GESTION DE VOTRE COURRIER ET EMAILS
Objectif : Vous permettre une réactivité accrue et une meilleure efficacité professionnelle.
En tant que secrétaire indépendante, je vous propose un accompagnement personnalisé pour:
- Trier et prioriser vos courriers et emails entrants,
- Répondre efficacement à vos correspondances,
- Organiser et archiver vos communications pour un accès facile.
Comprendre et répondre rapidement à vos courriers et emails est essentiel pour maintenir une communication fluide avec vos clients et partenaires.
Optimisation de la gestion des réponses et des dossiers en cours
Objectif : Répondre plus promptement à vos interlocuteurs.
Je suis à votre disposition pour :
- Structurer et systématiser vos réponses,
- Suivre efficacement l’avancement de vos dossiers en cours,
- Assurer une gestion dynamique et ordonnée de vos activités.
La maîtrise de vos échanges et la bonne tenue de vos dossiers sont cruciales pour le bon déroulement de vos opérations quotidiennes.
Gestion professionnelle de vos appels téléphoniques et de l’accueil
Objectif : Garantir ainsi une image professionnelle.
Je vous offre mes services pour :
- Répondre de manière professionnelle et courtoise à vos appels,
- Gérer efficacement l’accueil téléphonique, en filtrant et en orientant les appels selon vos instructions,
- Prendre en charge les messages et les demandes pour un suivi optimal.
Assurer une communication fluide et efficace est essentiel pour le développement de relations de qualité avec vos clients et partenaires.
Création et gestion efficace de vos devis et factures
Objectif : Vous aider à maintenir une relation de confiance avec vos clients.
En tant que secrétaire indépendante, je vous propose une prise en charge complète de :
- La conception de devis clairs et détaillés, adaptés à chaque client et prestation,
- L'émission de factures professionnelles, conformes à la réglementation en vigueur,
- Le suivi des paiements pour garantir une gestion fluide de votre trésorerie.
La précision dans la réalisation des devis et la rigueur dans l'émission des factures sont essentielles pour sécuriser vos revenus et refléter le professionnalisme de votre activité.
Gestion optimisée des devis acceptés et demandes d'acompte
Objectif : Assurer la satisfaction de vos clients tout en optimisant la gestion de votre trésorerie.
Je suis à votre service pour :
- Assurer le suivi méticuleux des devis acceptés, confirmant ainsi l'engagement de vos clients,
- Gérer les demandes d’acompte de manière professionnelle pour sécuriser vos transactions et fluidifier votre trésorerie,
- Mettre en place des systèmes de suivi pour une visibilité claire sur l'état d'avancement de chaque projet.
Gestion des relances et des règlements
Objectif : Mieux gérer vos entrées d'argent
Je m'engage à :
- Surveiller de près les règlements pour assurer une trésorerie saine,
- Effectuer des relances courtoises mais fermes pour les paiements en retard,
- Tenir à jour un registre précis de toutes les transactions pour éviter toute confusion ou omission.
MES PRESTATIONS
EN TEMPS PARTAGÉ
SUIVI
CLIENTS
MES PRESTATIONS
EN TEMPS PARTAGÉ
gestion des
obligations
Interface efficace avec votre expert-comptable pour la gestion fiscale
Objectif : Vous permettre une réactivité accrue et une meilleure efficacité professionnelle.
En tant que secrétaire indépendante spécialisée, je facilite la liaison entre vous et votre expert-comptable pour :
- Préparer et transmettre les documents nécessaires aux déclarations de TVA, URSSAF et autres obligations fiscales,
- Assurer un suivi rigoureux et une organisation des pièces comptables,
- Coordonner les échanges pour une tenue comptable à jour et conforme.
La gestion précise et proactive de vos obligations fiscales est essentielle pour la sérénité de votre activité professionnelle.
Surveillante proactive de vos échéances et dates clés
Objectif : Vous offrir une tranquillité d'esprit
Je suis à votre disposition pour :
- Structurer et systématiser vos réponses,
- Suivre efficacement l'avancement de vos dossiers en cours,
- Assurer une gestion dynamique et ordonnée de vos activités.
La maîtrise de vos échanges et la bonne tenue de vos dossiers sont cruciales pour le bon déroulement de vos opérations quotidiennes.
Gestion professionnelle de vos appels téléphoniques et de l’accueil
Objectif : Vous permettre de vous focaliser sur vos projets en cours
Je m'engage à :
- Établir et maintenir un calendrier détaillé de vos principales échéances,
- Vous alerter bien en amont des dates importantes, vous assurant ainsi une préparation adéquate,
- Organiser et actualiser ces informations pour qu'elles soient toujours à portée de main.
gestion
quotidienne
Je m'engage à prendre en charge la gestion quotidienne de votre activité avec une attention particulière
Pour vous libérer des contraintes opérationnelles pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise, tout en ayant l'assurance que les aspects financiers et organisationnels sont gérés.
- Prise en charge de votre planning : Organisation et optimisation de votre emploi du temps pour maximiser votre efficacité et garantir le respect de vos rendez-vous et échéances.
- Suivi des coûts : Surveillance rigoureuse de vos dépenses pour identifier les opportunités d'économie et assurer une gestion budgétaire efficiente.
- Suivi de la trésorerie : Gestion attentive de vos flux financiers pour maintenir une santé financière solide et anticiper les besoins en fonds de roulement.
- Suivi du prévisionnel : Analyse et ajustement continu de vos prévisions financières pour aligner vos objectifs à long terme avec les performances actuelles.
Cette gestion quotidienne est essentielle pour garder une longueur d'avance, prendre des décisions éclairées et maintenir une croissance saine de votre activité.
ORGANISATION ET GESTION
DES DONNÉES ET DES DOCUMENTS
Organisation de données (en utilisant Excel ou vos logiciels)
Objectif : Vous êtes plus réactifs aux demandes de vos clients et salariés, vous travailler plus vite, ranger facilement et trouver ce que vous cherchez
En tant que secrétaire indépendante, je vous aide à
- mettre à forme,
- trier,
- organiser vos données informatiques
en fonction de vos besoins, de vos objectifs.
L’organisation des données est primordiale pour pouvoir utiliser toutes les informations à votre disposition.
Amélioration, adaptation de votre organisation
Objectif : Votre entreprise gagne en efficacité
J’apporte un regarde extérieur et ma compétence pour vous aider à améliorer votre organisation.
Un œil extérieur peut être positif pour améliorer, modifier une organisation de travail.
Numérisation, classement et archivage
Objectif : vous maîtrisez votre gestion plus sereinement.
Je classe et vous fais gagner du temps sur le long terme.
Cette mission de secrétariat est souvent une tâche administrative délaissée car peu captivante mais elle fait partie de la vie d’une entreprise. Numériser pour garder l’accès aux informations, aux documents, classer pour y voir clair au quotidien, archiver pour clôturer un exercice, faire le vide dans nos dossiers.
Secrétariat indépendant
pour la gestion du personnel
Voici les tâches que je peux réaliser pour vous libérer du temps et être 100% à jour au quotidien, pour un bon suivi de vos salariés
Objectif : votre avez votre gestion du personnel 100% sous contrôle.
Pour un bon suivi de vos salariés :
- Préparation des éléments pour les bulletins de salaire,
- Suivi des tickets restaurant,
- Suivi des notes de frais,
- Suivi des rendez-vous avec la médecine du travail,
- Déclaration des congés à effectuer pour les entreprises du bâtiment,
- Démarches à effectuer pour vos formations,
- Préparation des documents pour les entretiens annuels.
Démarches commerciales,
prospection téléphonique
Prise en charge de votre permanence téléphonique
Objectif : Déléguer cette tâche indispensable à votre activité mais qui empiète trop sur votre temps de travail
Vous travaillez dans le secteur de la santé, le secteur juridique, le secteur du bâtiment, etc. Définissons ensemble des créneaux horaires (hebdomadaires ou mensuels) pour vos permanences téléphoniques. Avec un numéro de téléphone dédié et/ou une adresse email, je peux prendre en charge l’accueil des nouveaux contacts, présenter votre entreprise, votre procédure, je peux répondre aux questions, aux demandes de rendez-vous et devis ou duplicata de factures. Cette prestation est particulièrement adaptée aux professionnels du secteur de la santé, juridique, ou du bâtiment.
Mise en place d'une campagne de prospection téléphonique
Objectif : Trouver de nouveaux clients, obtenir de nouveaux projets
Je suis capable de mettre en place un fichier prospects, d’effectuer une campagne de prospection téléphonique. Le premier objectif est de présenter appel après appel votre activité, votre savoir-faire, nous qualifions votre fichier prospects avec des noms, des fonctions, des coordonnées, des informations sur les projets actuels et futurs, des dates d’échéance. Notre second objectif est bien-sûr la prise de rendez-vous pour vous ou vos équipes commerciales. J’ai acquis une réelle compétence en effectuant cette mission chaque semaine pendant plusieurs années. C’est un travail qui demande rigueur et persévérance et qui fini toujours par payer !
Saisie des données prospects
Objectif : Améliorer sa prospection, obtenir des résultats
Nous travaillons ensemble sur l’argumentaire, la sélection de la cible et la composition de votre fichier prospects. Ce travail est important car il permet d’optimiser le travail de prospection ou de vous appuyer sur le fichier de vos prospects dans la durée.